Comment faire adhérer les salariés à un événement d’entreprise ?

Ça y est, vous aussi, vous êtes convaincus de l’intérêt d’organiser une action événementielle. La décision a été validée par la direction/ le CA/… et un budget y est alloué. Prochaine étape : convaincre vos salariés du bien-fondé de cette décision, les inciter à y participer et à s’y impliquer.

Naïvement, on pourrait croire que votre initiative serait accueillie à bras ouverts. Effectivement, inviter vos clients contribuera au développement et à la pérennité de votre structure et donc à ses emplois. De même, proposer des actions pour le personnel est plutôt une récompense qu’une punition ! Pourtant des critiques pourraient s’élever, certains arguant qu’organiser une action clientèle entraîne un surcroît de travail (non prévu dans leur fiche de poste). D’autres diront qu’en cette période de crise, vous feriez mieux d’augmenter les salaires plutôt que de dépenser de l’argent dans ce type de projet.

Vous avez donc à jouer un grand rôle dans cette étape de « persuasion » et d’implication, étape clé de la réussite de votre événement. Voici donc quelques conseils pour vous y aider.

1. Légitimer votre action

Réunissez l’ensemble des salaries ou des représentants de chaque service et expliquez leur les motivations qui vous poussent à mettre en œuvre cette action. N’hésitez pas à jouer la carte de la transparence, ce qui sera grandement apprécié, et n’oubliez pas : quelles que soient vos raisons, elles sont bonnes !

• Renforcement de vos relations clientèles
• Conquête de nouveaux prospects pour assurer le développement de votre activité
• Diversification de vos activités
• Intégration de nouveaux employés
• Clarté, information sur la stratégie de votre structure
• Récompense du travail accompli
• Fédération et motivation (très important en temps de crise, suite à un rachat, une vague de licenciement…)

Tous ces objectifs sont facilement compréhensible par votre personnel et prouveront votre attachement à la structure et à ses salariés. Cela ne peut que donner une image positive et dynamique de votre action.

2. Consulter les salariés

Afin d’élaborer les détails de votre action, demandez-leur s’ils ont des idées pour atteindre les objectifs fixés.

Votre force de vente est celle qui connait vraiment les clients, et donc celle qui est la mieux placée pour proposer des formats adaptés à leurs problématiques et intérêts.

De même pour les activités en interne, demandez-leur quelles activités ils souhaiteraient faire. Cette simple phase de consultation participera à l’implication des salaries. Et bienfait supplémentaire, vous pourrez ainsi répondre aux mécontents que vous leur avez laissé la possibilité de s’exprimer sur le sujet, libre à eux de le faire ou pas !

3. Valoriser le travail

Même si nous avons tous des motivations différentes quant à notre vie professionnelle, voir son travail reconnu est apprécié de tout un chacun. Utilisez donc votre action événementielle pour le faire.

Vous pouvez par exemple convier la famille, chacun pourra ainsi faire découvrir son environnement professionnel. Si ce n’est pas adapté à votre action, vous pouvez laisser un temps d’expression pour que quelques employés présentent leurs missions. En interne, cela amènera une meilleure prise en compte des impératifs de chacun ce qui facilitera les relations de travail.

Auprès de vos clients, cela améliorera leur compréhension de votre fonctionnement.

4. Choisir la date

En dehors des considérations de réservation de lieu ou de prestataires, choisissez soigneusement votre date. Renseignez-vous sur les plannings de vos collaborateurs. Les périodes de bilan ou de pics d’activités ne sont pas les plus propices pour que le personnel puisse s’impliquer.

Se pose ensuite la question du jour : en semaine ou en week-end ? Si vous organisez votre action sur le temps de travail, pas de soucis. Mais si vous choisissez un samedi (et que votre règlement ne le prévoit pas), mettez en place un dispositif de récupération et/ou de valorisation des heures que vous présenterez en même temps que le projet. Cela évitera un grand nombre d’objections et une faible participation aux événements internes sous prétexte que « je passe déjà toutes mes semaines ici, j’ai d’autres chats à fouetter le week-end »…

5. Évaluation de l’action

Une fois l’événement terminé, mettez en place un système d’évaluation auprès de vos équipes. Cela renforcera votre image d’entreprise à l’écoute de ses salariés. Vous en tirerez également des enseignements pour vos futurs événements.

Si vous avez organisé une action à destination de vos clients, transmettez les résultats : nombre de prospects signés, développement du chiffre d’affaires… Cela donnera légitimité et crédibilité à votre action et à vos actions futures.

Si malgré ces conseils, nous avez besoin de l’intervention d’un professionnel pour cette phase de motivation et de fédération autour de votre projet, votre agence événementielle est à même de vous accompagner, n’hésitez pas à prendre contact.